Xerox România şi Şcoala Americană Internaţională din Bucureşti, parteneriat pentru prima şcoală fără hârtie
Xerox România a reînnoit anul trecut contractul său de servicii cu Şcoala Americană Internaţională din Bucureşti (AISB) pe o perioadă de cinci ani. Prin intermediul acestui parteneriat, AISB urmăreşte să transforme şcoala într-una fără hârtie, să îşi reducă cu până la 20% costurile cu documentele, să îşi optimizeze reţeaua de echipamente şi procesele de lucru cu documentele, să crească nivelul de calitate a materialelor tipărite şi să beneficieze de mobilitate şi soluţii de personalizare şi securizare a datelor.
Colaborarea între AISB şi Xerox a început acum 8 ani şi, de atunci, şcoala foloseşte tehnologii Xerox. În 2006, AISB folosea echipamente multi-brand şi se confrunta cu dificultăţi privind controlul reţelei sale IT eterogene şi al multiplelor activităţi cu documentele.
Anul trecut, în cea mai mare parte la iniţiativa elevilor AISB – care voiau să reducă impactul şcolii asupra mediului ca parte a proiectelor lor civice – parteneriatul dintre AISB şi Xerox România a trecut la un nivel superior. Împărtăşind entuziasmul elevilor săi, conducerea AISB a decis să reînnoiască contractul cu Xerox pentru cinci ani, având ca obiectiv principal transformarea instituţiei într-o şcoală fără hârtie. De această dată, AISB a vrut să îşi modernizeze întreaga reţea IT, pentru a beneficia de echipamente multifuncţionale inteligente şi instrumente software de ultimă generaţie – care permit mobilitate, reduceri de costuri, hârtie, energie şi consumabile.
Xerox a recomandat AISB o soluţie care integrează serviciile de management al documentelor şi tehnologiile moderne Xerox, astfel încât organizaţia să îşi crească flexibilitatea, productivitatea, calitatea imprimării, securitatea şi să scadă consumul de hârtie.
65 de noi echipamente Xerox – alături de o diversitate de softuri avansate – sunt acum instalate în şcoală. Cum toate unităţile sunt multi-funcţionale, iar principiile de operare sunt comune, învăţarea modului de utilizare s-a dovedit mai uşoară decât se aştepta oricine. Controlul costurilor şi al consumului de hârtie a fost asigurat de soluţia Xerox Equitrac, care le permite utilizatorilor să copieze, să scaneze şi să trimită fax-uri, folosind ecusoanele personale. Elevii au fost primii care au învăţat cum să folosească noile echipamente şi care i-au învăţat pe cei din jurul lor, inclusiv pe profesori.
“Am optimizat întreaga flotă de echipamente AISB, instalând numai tehnologii digitale Xerox performante şi creând un centru de servicii imprimare, astfel încât şcoala să îşi eficientizeze toate activităţile cu documentele şi să atingă obiectul său major, acela de a deveni un mediu de învaţare care nu mai foloseşte hârtie,” a spus Alina Bălan, Strategic Accounts Manager, Xerox Romania.
„Am înlocuit cele 24 de tipuri de echipamente existente cu doar 9 modele de multifuncţionale Xerox de ultimă generaţie, care includ platforma noastră software, ConnectKey, pentru un plus de mobilitate, securitate, personalizare şi acces la servicii de cloud. De asemenea, AISB beneficiază de soluţia noastră de imprimare mobilă, Mobile Print, care tipăreşte de pe orice dispozitiv mobil către orice imprimantă, indiferent de brand, simplificând imprimarea, crescând productivitatea şi securizând fiecare document tipărit. Având în vedere că migrarea spre un mediu digital şi reducerea amprentei de carbon sunt elemente cheie pentru AISB, am inclus în echipamentele noastre o gamă largă de funcţii, opţiuni şi softuri complexe, oferindu-i partnerului nostru posibilitatea de a controla şi a urmări toate documentele, toate costurile şi întregul consum de energie, consumabile şi hârtie,” a explicat Alina Bălan.
Proiectul a început în iunie 2013, instalarea tehnologiei a durat câteva săptămâni şi în a doua – a treia lună, numărul apelurilor telefonice către departamentul IT al şcolii deja se redusese, ajungând aproape de 0. Manualele sunt studiate acum direct pe e-readere şi tablete. Utilizarea serviciilor bazate pe cloud, securizate de ConnectKey, în cea de-a doua etapă a procesului, va ajuta la o reducere şi mai mare a consumului de hârtie, din moment ce acestea vor fi integrate în tehnologiile Xerox.
“Folosind tehnologiile moderne Xerox, ne aşteptăm la o reducere de costuri de 20% pe întreaga perioadă a contractului,” spune David Ottaviano, Director AISB. “Cu ajutorul echipamentelor multifuncţionale inteligente şi al instrumentelor software avansate de la Xerox avem acum un control riguros asupra activităţilor noastre cu documentele şi putem urmări consumul lunar, la nivelul fiecărui utilizator. De asemenea, beneficiem de o mobilitate sporită, de opţiuni de securitate diversificate şi avem multiple posibilităţi de a fi responsabili faţă de mediu, exact ceea ce ne-am dorit.”
Pe lângă reducerile de costuri şi un consum redus de hârtie, utilizarea noilor echipamente şi procese le-a oferit atât elevilor, cât şi profesorilor o foarte mare libertate de lucru şi de distribuire a lucrărilor pe cale digitală. În plus, elevii sunt foarte motivaţi atunci când vâd că ideile lor prind viaţă rapid chiar în şcoala lor. Şi nu în ultimul rând, aceştia au acum ghiozdane mult mai uşoare de purtat zilnic la şcoală, câtă vreme manualele electronice în mod sigur nu cântăresc la fel de mult ca cele din hârtie.
Foto: David Ottaviano, Director AISB