Aşa cum spuneam în articolul introductiv, aceste consumuri ating cote impresionante. Mai ales în relaţia cu instituţiile de stat. Nu am auzit pe nimeni care să nu se plângă de impozite şi taxe, indiferent de natura acestora. Culmea este că toţi ne plângem de mărimea lor, însă doar câţiva sunt cei care încearcă să ia atitudine cu adevărat. Restul sunteţi cei care le puneţi piedici acestora. Motivele? Vă las să apreciaţi singuri…
Există o vorbă în rândul producătorilor de echipamente de printare: „Orice PDF se tipăreşte cel puţin o dată pe hârtie!”. Ciudat, dar adevărat, nu? Adică ne chinuim să scriem un document (de obicei o facem într-un editor de text), îl transformăm în PDF pentru a ne asigura că nimeni nu poate modifica acel document, îl transmitem către destinatar şi aşteptăm un răspuns din partea acestuia. De ce oare mai este nevoie de tipărirea lui pe o coală de hârtie? Dacă facem o analiză de optimizare a procesului de comunicare, tipărirea documentelor pe hârtie este un proces similar inscripţionării pietrelor din epoca primitivă. Urmaşii noştri şi urmaşii urmaşilor noştri vor avea ce citi – arhiva noastră de documente.
Un dosar… două dosare… n dosare…
Mai mult, am întâlnit situaţii de-a dreptul ilare: un director, susţinând că „nu are timp” să citească e-mail-urile, solicită în fiecare zi să primească, la fiecare trei ore, dosarul cu toate e-mail-urile primite pe adresa de e-mail a firmei. Adică, din „lipsa timpului” nu poate citi toate e-mail-urile, iar soluţia este să le primească tipărite pe hârtie pentru a-şi pune rezoluţia pe ele. Interesantă rezolvare! Să le vadă pe monitor nu are timp, dar să le răsfoiască filă cu filă se poate.
Ilarul situaţiei apare cu adevărat atunci când, având două secretare (deh, cine poate…), cea din schimbul de dimineaţă triază e-mail-urile pe care le tipăreşte, eliminând spam-urile şi multe alte e-mailuri considerate de ea inutile (chiar şi o ofertă de preţuri cerută de departamentul de aprovizionare), iar cea din schimbul de după-amiază nu triază nimic, nici măcar spam-urile. Şi, domnul director este mulţumit de amândouă! Culmea ironiei constă în remarca fantastică pe care acesta a făcut-o: „Domnule, lumea trimite mai multe e-mail-uri după-amiaza! Dimineaţa are fiecare altceva de făcut, nu stau să trimită e-mail-uri decât cei care nu au cine ştie ce activitate!” Nu pot decât să mă întreb: cum a ajuns un asemenea om director general într-o firmă de asemenea anvergură? Şi care au fost criteriile care au stat la baza selectării acestui om într-o asemenea funcţie? Am povestit unor cunoscuţi întâmplarea de mai sus şi prima lor reacţie a fost „Ce să facem, aşa este la stat!”. Însă, le-am spus şi finalul apoteotic: era vorba despre un director general într-o mare firmă cu capital integral privat! Nu pot să vă descriu
stupefacţia care se citea pe feţele lor…
Situaţia de mai sus este un bun exemplu al incapacităţii noastre de a merge în pas cu vremurile pe care le trăim. Lumea avansează şi noi rămânem în comuna primitivă: dictăm scrisori secretarelor deoarece nu avem curajul să recunoaştem că habar nu avem să scriem pe calculator, cerem email- uri tipărite pe hârtie pentru că habar nu avem să deschidem un e-mail, ne dăm importanţi în faţa angajaţilor folosind termeni din IT într-un mod ce nu are nicio legătură cu termenul respectiv şi multe, multe altele. Măcar cei din comuna primitivă nu distrugeau hectare de pădure, ci foloseau pereţii grotelor în care locuiau! Sau bolovanii ciopliţi…
Documentele electronice, de la vis la realitate
Începând din luna mai a acestui an, Ministerul Finanţelor a făcut un pas uriaş pentru eliminarea unor costuri complet inutile: a introdus un sistem de comunicare online a datelor financiare ale companiilor cu sediul în România. Astfel, au fost puse cu adevărat bazele unei comunicări rapide cu mediul de afaceri, fiind eliminate costuri enorme de timp şi de bani: deplasare, timp petrecut la ghişee pentru depunerea documentelor tipărite pe hârtie etc. Odată cu introducerea noului sistem s-au născut şi marile dileme ale firmelor: „Noi putem să predăm electronic formularele către Ministerul Finanţelor? Ştim ce avem de făcut? Avem toate resursele tehnice? Merită efortul?”.
Prima reacţie a firmelor, de fapt a contabililor şi a persoanelor plătite să se ocupe cu depunerea actelor a fost una simplă pentru ei: „Şi ce dacă se poate?! Eu tot mă duc să depun la ghişeu teancul meu de hârtii!”. Iar în mintea lor umbla şi gândul: „Dacă nu mă duc să depun actele, cum mai pot eu să justific banii pe care îi cer la firma asta pentru întocmirea actelor?”. Iată, de fapt, care este principalul motiv pentru care documentele electronice nu sunt bine „văzute”: lucrul cu documente electronice aduce economii. Nu mai puteţi fi taxaţi cu sume care să fie justificate ca: „depunere documentaţie”.
Există şi o altă categorie de reacţii din partea unor persoane tinere din domeniul contabilităţii sau din partea unor firme mici de contabilitate care, pentru a supravieţui, oferă servicii mai ieftine la un număr mai mare de firme de mărime mică: „Bine că am scăpat de cozile alea imense şi de funcţionarii care ne mâncau zilele! Acum pot să trimit online declaraţiile şi
gata… Am scăpat! Şi aşa nu eram plătit cine ştie cât la firma asta pentru chinurile cu depunerea!”.
%newline%
Cine ne împiedică să lucrăm cu documente electronice?
Întrebarea are cel mai simplu răspuns cu putinţă: noi. Suntem singurii vinovaţi! Ce vă împiedică să comunicaţi electronic? De cele mai multe ori lipsa cunoştinţelor minime legate de utilizarea unui calculator. Vor sau nu, oamenii care nu folosesc calculatorul vor ajunge marginalizaţi. Închipuiţi-vă că există directori de firme care trimit răspunsuri la solicitări numai prin fax! Adică dictează răspunsul unei secretare, care îl scrie pe o coală, cu maşină de scris, îl duce la semnat, aplică sfânta ştampilă cu tuş, se duce la fax, introduce coala, formează numărul (cu receptorul la ureche, pentru a cere un ton de fax…) şi apasă send. După trimiterea faxului, ia din aparat confirmarea de primire, o prinde cu o capsă de faxul original şi totul îl pune în dosarul de corespondenţă. Eventual face şi o copie pentru a fi pusă în dosarul corespunzător firmei cu care colaborează.
Şi procedura se repetă pentru toate documentele care pleacă din firma respectivă. Cred că aţi obosit numai citind câtă muncă inutilă este depusă în acea firmă pentru a comunica oficial cu alte firme. Dacă îi explici acelui patron că munca aceasta o poate face singur, în proporţie de 90%, fără a mai fi necesară prezenţa unei secretare, se uită la tine siderat, după care îţi răspunde doct: „Eu nu am timp de toate astea! D-aia există secretare!”. Corect! Dar sunt lucruri pe care o secretară, şi de fapt nimeni altcineva din firmă, nu trebuie să le cunoască! De exemplu: termenii şi condiţiile unui contract cu un partener deosebit sau cu unul din afara ţării. Cum veţi proceda atunci? Cum credeţi că veţi fi privit de firma cu care încheiaţi acel contract dacă vede că îi răspundeţi prin fax, dactilografiat?
Aceleaşi situaţii sunt întâlnite şi în cadrul instituţiilor de stat. Găsim aceiaşi directori incapabili să citească un e-mail pe calculator, aceiaşi funcţionari plătiţi să execute operaţiuni pe care şi un copil de zece ani le cunoaşte (trimitere de e-mailuri, editare de text etc). Însă, arătăm cu degetul către ei numai pentru că împreună cu ei formăm un circuit de comunicare. Şi, întotdeauna este bine să lucrezi cu alţii pentru că astfel poţi da vina pe ei pentru nereuşitele tale. Sunt convins că 90% dintre conducătorii firmelor româneşti habar nu au cum se creează un PDF. Iar, dintre cei care ştiu să creeze un PDF, nici 10% nu au semnat electronic un asemenea document. De ce? Pentru că nu consideră că este util să ştie. Cum au făcut până acum tot aşa pot continua până la pensie…
Situaţia nu este deloc mai veselă atunci când ne gândim că un primar, ales de sute de mii de oameni, după ce a ascultat cu răbdare o prelegere despre semnătura electronică, a luat o foaie de hârtie peste care a aşezat token-ul care conţinea o semnătură electronică, le-a întins celui care a ţinut prelegerea şi i-a zis: „Semnează-mi şi mie te rog foaia asta!”. Un alt primar a înţeles că utilizarea semnăturii electronice îi va înlesni munca, însă îşi punea întrebarea: „Unde găsesc foile colorate de care am nevoie pentru circuitul documentelor semnate electronic?”. Săracul atât a înţeles: semnătura electronică permite o circulaţie a documentelor care poate însemna că pe biroul lui se adună colile roşii pentru cereri, cele verzi pentru avize, albastre pentru notificări etc. Şi toate semnate electronic! Iar aceşti primari sunt aleşi să ne reprezinte şi să ne ajute în rezolvarea problemelor curente. Comunicarea nu este una dintre problemele curente? Aşa cum i-aţi ales aşa îi aveţi! Vreţi să vă uşureze comunicarea? Nu vă rămâne altceva de făcut decât să v-o uşuraţi singuri. Totul înseamnă cel mult câteva zile de studiu individual.
Dacă nu cu instituţiile măcar între noi!
Mulţi veţi spune: „Cu instituţiile de stat nu se poate comunica electronic. Cel puţin nu încă!”. Dar eu vă întreb: „Câte contracte aţi semnat în format electronic? De câte ori negociaţi un contract, chiar vă face plăcere deosebită să-l vedeţi ştampilat şi semnat cu pixul pe fiecare filă?”. Acum câteva zile am fost pus în situaţia de a semna cu pixul un contract cu o firmă de proiectare. Închistarea şi lipsa de personalitate a directoarei financiare, cea care mi-a cerut contractul în formă tipărită, semnată şi ştampilată pe fiecare filă mi-a provocat atât de multă silă încât nu am renunţat la nicio clauză care era considerată, de această directoare, ca fiind în defavoarea firmei pe care o reprezenta. Pixologii ştampilişti de acest gen ar trebui să se ocupe de alte treburi.